组建一个文秘办公室并开展工作的步骤如下：

明确办公室文秘的职责

文秘需要负责上传下达，即接收领导的指示并传达给相关部门，同时也要负责部门间的协调和沟通。

文秘还需处理公文，包括撰写、审核、分发和归档等工作，确保公文处理的准确性和时效性。

文秘应具备一定的文字功底，能够撰写各种正式文件，如报告、请示、通知等，并需要具备快速反应和高效执行的能力。

建立高效的工作流程

制定《秘书科岗位责任说明书》，明确每个岗位的职责，避免工作推诿。

根据每位员工的特长和工作能力进行合理分工，提高工作效率。

定期进行岗位交流，让员工了解其他岗位的工作内容，增强团队协作能力。

加强学习和培训

定期组织文秘人员进行业务培训，提高他们的业务水平和综合素质。

鼓励文秘人员阅读相关书籍，提升文字表达和沟通能力。

强化沟通和协调

文秘应主动了解各方面的工作动态，及时向领导反馈信息，为领导提供决策参考。

在处理工作中，要注重策略和方法，科学、艺术地进行沟通协调，避免不必要的误会和冲突。

注重文档管理和保密工作

建立完善的文档管理制度，包括文件的归档、分类和检索等，确保文件的安全和完整。

文秘人员要严格遵守保密规定，确保机密信息不被泄露。

建立应急预案

在处理突发事件或重要事务时，文秘人员应提前制定预案，确保工作能够顺利进行。

保持高效的工作状态

文秘人员应提前到办公室，做好清洁和准备工作。

对领导安排的工作要及时反馈，确保工作进度透明。

工作中要分清轻重缓急，合理安排工作顺序，确保工作效率和质量。

通过以上步骤，可以有效地组建并运行一个高效的文秘办公室，为组织提供高质量的支持和服务。