给上级部门写情况说明时，应注意以下要点：

称呼

根据具体情况选择合适的称呼，如“xx上级部门领导”、“尊敬的领导”等。如果是面向公众或不需要特定主送机关的情况，可以省略称呼。

陈述事情现状

清晰地说明事情的问题、原因、发展过程及当前状态。

影响与解决方案

详细描述事情或事物可能带来的影响，并提出相应的解决方案、参与人员、所需资金等可能发生的因素。

请求协助与支持

明确指出需要上级部门提供的协助或支持。

格式与排版

使用标准格式，包括标题、称呼、正文、总结、落款等部分。标题居中，称呼顶行不空格，正文首行缩两字符，总结正文内容也首行缩两字符，落款注明单位或个人姓名和时间。

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标题：关于XX事件的情况说明

称呼：尊敬的XX领导：

正文：

事件背景：简要介绍事件的背景和起因。

问题描述：详细描述问题出现的过程及其影响。

已采取的措施：说明目前针对问题所采取的措施或已取得的进展。

后续计划：提出未来可能的行动计划或需要进一步支持的地方。

总结：

对整个情况进行简要总结，强调问题的严重性和解决的紧迫性。

落款：

单位/个人：XX部门/XXX

日期：XXXX年XX月XX日

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请根据实际情况调整上述范本中的内容，确保说明清晰、准确、完整。