社团例会流程及注意事项如下：

会议筹备

确定会议时间：社团负责人需选择大多数成员都能参加的时间段。

确定会议地点：考虑到社团成员的便利性和会议氛围，可选择社团办公室、教室或其他公共场所。

确定会议主题：主题应明确，与社团宗旨相关，确保会议不偏离主题。

安排会议流程：包括开场白、主题发言、讨论环节、总结等环节，确保会议有序进行。

安排会议主持人和记录员：主持人负责引导会议进程，记录员负责记录会议内容。

编制会议议程：明确每个环节的时间安排和具体内容。

发送会议通知：通过社团内部通讯方式，向社团成员发送会议通知，明确会议时间、地点和议程。

确认与会人员：统计参会人数，确保每位参会人员都能准确签到。

准备会议材料：根据会议议程，准备相关的会议文件，如会议背景资料、主题发言稿等。

准备会议设备：检查会议所需的设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保其正常运行。

会前签到与接待

专人负责签到：由社团秘书或指定人员负责签到，确保每位参会人员都能准确签到。

签到方式：可以采用手写签到、电子签到、刷卡签到等多种方式。

会议正式流程

开场白：主持人介绍活动背景及意义，欢迎与会人员。

领导致词：校社团理事会理事长致词。

社团理事会理事长代表理事会发言：就院理事会组建以来工作成绩及未来工作计划进行汇报。

社团代表发言：包括一分钟简介社团。

互动环节与讨论：成员提问、分享经验、讨论问题等。

会议效果评估与总结：主持人或相关负责人对会议效果进行评估和总结。

会后工作安排

清理物品：大会结束后，认真清理物品，保持会议室整洁。

清场：确保会议室的整洁，注意查清人数，签到签退表格的认真记录。

注意事项：

保持专业：所有发言应保持专业和礼貌，避免个人攻击。

时间管理：严格控制每个环节的时间，确保会议按时进行。

设备检查：会前务必检查所有设备，确保其正常运行，避免技术故障影响会议进程。

记录与跟进：记录员需详细记录会议内容，并在会后及时跟进会议决议和行动项。

成员参与：鼓励所有成员积极参与，确保会议效果。

通过以上流程和注意事项，可以确保社团例会的顺利进行和高效完成。