文秘的工作内容主要包括以下几个方面:
文件处理和撰写
组织、收集、整理和归档各类文书文件,包括会议纪要、行政报告、决议和决策文件等。
撰写文件时需要正确理解领导和上级的意图,并能准确表达,掌握一定的文字写作技巧,确保文件内容表达清晰、简洁、准确。
会议和活动支持
在组织会议和活动时发挥重要作用,负责会议筹备、与会人员邀请、会议议程的安排、会议材料的准备和分发等工作。
担任会议记录员的角色,记录会议内容、决议和行动计划,并根据需要撰写会议纪要。
文件管理和档案整理
建立和管理组织的文件管理系统,确保文件的存储、检索和归档工作的顺利进行。
负责公司各类文件、文书的收发、传递、归档、整理和保管公司的各类档案资料。
行政事务支持
接听、转接电话;接待来访人员。
负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
负责总经理办公室的清洁卫生。
负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
负责传真件的收发工作。
负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
其他辅助性工作
管理饮水、保管登记和按规定发放公司办公用品。
接转电话和记录工作、传真收发与登记。
接待来宾、考勤和加班申报单的报表与汇总。
收发报刊函件及整理保管报纸。
完成其他临时工作。
人事和行政支持
协助人事处文秘、公章管理,开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动通知。
负责公司人员招聘、培训和人事管理工作。
协助总经理建章立制,加强基础管理,进行指标的分解下达,并指导和监督各部门开展工作。
负责考核、督办、检查规章制度执行情况。
负责各部门绩效考核数据的复核、考评工作。
负责各部门的费用审批、报销和管理工作。
对外关系和内部协调
负责与其他公司和企事业单位加强沟通与联系,协调内外部关系,为公司发展营造良好的外部环境。
负责协调公司各部门关系,为各部门顺利开展工作提供有力保障。
公司宣传和公共关系
负责策划和组织公司重要的对外公关、形象宣传。
负责公司法律事务管理、物资采购管理。
负责公司综合性事务、种类接待安排。
这些工作内容涵盖了文秘在日常办公、文件管理、会议支持、人事管理、对外关系等多个方面的职责,旨在确保公司运营的高效和顺畅。